لازم است نویسندگانی که دانشجو هستند  کپی کارت دانشجویی خود را به آدرس ایمیل کنفرانس ارسال نمایند. همچنین می باید در روز برگزاری کنفرانس اصل کارت را همراه داشته و به مسئول مربوطه ارائه نمایند.